5 LỖI SAI KHIẾN NHÀ THẦU BỊ LOẠI NGAY LẬP TỨC VÀ CÁCH KHẮC PHỤC

Trong thực tế đấu thầu xây dựng, cơ điện, vật tư thiết bị…, rất nhiều nhà thầu bị loại không phải vì năng lực yếu hay giá kém cạnh tranh, mà vì những lỗi kỹ thuật và pháp lý tưởng như “rất nhỏ”. Chỉ một sai sót trong hồ sơ dự thầu hoặc bảo lãnh dự thầu cũng đủ để hồ sơ bị loại ngay từ vòng đầu, mất luôn cơ hội trúng thầu dù đã đầu tư rất nhiều chi phí và công sức.

Bài viết này tổng hợp 5 lỗi sai thường gặp nhất khiến nhà thầu bị loại, kèm theo cách khắc phục và gợi ý giải pháp từ Phòng Đấu Thầu Thuê Ngoài CICON để bạn có thể áp dụng ngay.

1. Sai tên bên mời thầu trên bảo lãnh dự thầu hoặc trong HSDT

Đây là lỗi “kinh điển” nhưng lại xảy ra thường xuyên. Nhà thầu ghi thiếu hoặc sai tên pháp lý của bên mời thầu: thiếu cụm “Ban quản lý dự án…”, ghi nhầm loại hình doanh nghiệp, viết tắt, hoặc dùng luôn tên của một gói thầu trước.

Vì bảo lãnh dự thầu là chứng từ pháp lý quan trọng, bất kỳ sai lệch nào về tên bên thụ hưởng cũng có thể khiến bảo lãnh bị xem là không hợp lệ, kéo theo toàn bộ hồ sơ dự thầu bị loại.

Cách khắc phục
– Luôn lấy tên bên mời thầu đúng như trong HSMT, sao chép nguyên văn, không tự ý rút gọn.
– Thiết lập mẫu (template) bảo lãnh chuẩn cho doanh nghiệp, chỉ thay đổi các thông số: tên gói thầu, giá trị, thời hạn.
– Trước khi phát hành bảo lãnh, cần kiểm tra chéo giữa HSMT – thư bảo lãnh – HSDT để đảm bảo thống nhất.

2. Nhà thầu không nộp thuế hoặc không chứng minh nghĩa vụ tài chính theo quy định

Một số nhà thầu quên đính kèm chứng từ nộp thuế, báo cáo tài chính hoặc xác nhận hoàn thành nghĩa vụ tài chính. Một số khác lại dùng tài liệu quá cũ, “trong 3 năm gần nhất” mà HSMT đưa ra.

Khi thiếu các tài liệu này, chủ đầu tư có thể đánh giá nhà thầu không đáp ứng yêu cầu về năng lực tài chính, dẫn tới việc hồ sơ bị loại dù năng lực thực tế của doanh nghiệp vẫn tốt.

Cách khắc phục
– Xây dựng một bộ hồ sơ thuế chuẩn, cập nhật định kỳ hằng năm, bao gồm tờ khai, chứng từ nộp thuế, xác nhận từ cơ quan thuế.
– Đọc kỹ yêu cầu trong HSMT về số năm báo cáo tài chính, loại chứng từ cần nộp, thời gian hiệu lực.
– Lập danh sách kiểm tra riêng cho nhóm tài liệu tài chính – thuế và chỉ đóng gói hồ sơ khi đã tick đầy đủ.

3. Nhà thầu không có ký hiệu, mã hóa tài liệu theo yêu cầu của HSMT

Nhiều hồ sơ bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp vì tài liệu được sắp xếp lộn xộn, không có mã hiệu theo đúng quy định trong HSMT. Tổ chuyên gia phải mất nhiều thời gian dò từng trang tài liệu, dẫn đến ấn tượng không tốt về nhà thầu, thậm chí xem là không tuân thủ yêu cầu.

Trong các gói thầu lớn, HSMT thường yêu cầu mã hóa tài liệu, quy định rõ ký hiệu từng biểu mẫu, từng phụ lục. Nếu nhà thầu không tuân thủ, hồ sơ dễ bị đánh giá thấp hoặc bị loại vì khó kiểm tra.

Cách khắc phục
– Lập mục lục chi tiết cho toàn bộ HSDT, ghi rõ số trang, ký hiệu và mã tài liệu theo đúng cách HSMT quy định.
– Đặt tên file (đối với đấu thầu qua mạng) đúng chuẩn, có số thứ tự và mô tả nội dung, tránh đặt tên chung chung khó tra cứu.
– Khi in ấn, dùng giấy phân trang, đánh số thứ tự và ký hiệu ở góc để tổ chuyên gia dễ tìm kiếm.

4. Quên ký nháy hoặc đóng dấu giáp lai hồ sơ

Nhiều nhà thầu đã chuẩn bị nội dung rất công phu nhưng lại quên bước cuối cùng: ký nháy từng trang, đóng dấu giáp lai các phụ lục quan trọng như bảng giá chi tiết, hồ sơ năng lực, hợp đồng tương tự.

Khi thiếu chữ ký nháy hoặc dấu giáp lai, chủ đầu tư có thể cho rằng tài liệu có khả năng bị thay thế, chỉnh sửa sau khi nộp hồ sơ, từ đó đánh giá là không đảm bảo tính toàn vẹn và loại bỏ hồ sơ.

Cách khắc phục
– Sau khi in toàn bộ hồ sơ, luôn dành riêng một bước cuối là “rà soát ký và đóng dấu”, không trộn cùng bước soạn thảo nội dung.
– Lập bảng liệt kê tài liệu nào bắt buộc ký nháy, tài liệu nào phải đóng dấu giáp lai, kiểm tra từng mục trước khi cho vào phong bì niêm phong.
– Đối với hồ sơ điện tử, cần ký số đúng vị trí, đúng file, đảm bảo file sau ký số vẫn mở được đầy đủ nội dung.

5. Sai thông tin trên bảo lãnh dự thầu: ngày, số tiền, thời hạn hiệu lực

Ngay cả khi tên bên mời thầu đã đúng, nhiều nhà thầu vẫn mắc lỗi ở các thông tin khác như: ghi sai ngày phát hành, sai thời hạn hiệu lực bảo lãnh, sai giá trị bảo lãnh (thừa hoặc thiếu so với tỷ lệ HSMT yêu cầu).

Những sai số này thường được coi là lỗi không thể chỉnh sửa sau khi đóng thầu, vì liên quan trực tiếp đến ràng buộc tài chính với ngân hàng hoặc tổ chức bảo lãnh. Kết quả là hồ sơ bị loại ngay lập tức, dù mọi phần kỹ thuật đều đạt yêu cầu.

Cách khắc phục
– Căn cứ chính xác vào điều khoản “Giá trị và hiệu lực bảo lãnh dự thầu” trong HSMT, tránh ước lượng.
– Kiểm tra các mốc thời gian: ngày phát hành, ngày hết hiệu lực, số ngày hiệu lực so với yêu cầu. Nên cộng thêm 10–15 ngày dự phòng so với tối thiểu trong HSMT.
– Quy định bắt buộc kiểm tra chéo bảo lãnh dự thầu bởi ít nhất hai người (ví dụ: phụ trách đấu thầu và kế toán trưởng) trước khi nhận bản gốc từ ngân hàng.

Vì sao nên để CICON xử lý hồ sơ để tránh 5 lỗi sai này?

Việc tự kiểm soát toàn bộ hồ sơ dự thầu, từ pháp lý đến kỹ thuật, trong khi vẫn phải chạy tiến độ công trình, xoay vốn và quản lý nhân sự là áp lực rất lớn với nhiều nhà thầu. Chỉ cần thiếu kinh nghiệm hoặc thiếu một bước kiểm tra, 5 lỗi trên hoàn toàn có thể xảy ra.

Phòng Đấu Thầu Thuê Ngoài CICON hỗ trợ nhà thầu:

– Xử lý hồ sơ nhanh trong khoảng 24–72 giờ, kịp tiến độ với cả những gói thầu gấp hoặc thay đổi HSMT.
– Rà soát chi tiết từng mục theo yêu cầu HSMT, từ pháp lý, tài chính tới kỹ thuật, giúp hạn chế tối đa sai sót.
– Kiểm soát chặt chẽ các yếu tố pháp lý như bảo lãnh dự thầu, mã hóa hồ sơ, hiệu lực hồ sơ, giúp nhà thầu tránh bị loại oan.
– Tư vấn chiến lược tham gia thầu theo từng ngành: xây dựng, cơ điện, thiết bị, vật tư, mua sắm công… để đưa ra phương án chào thầu phù hợp và hiệu quả.
– Hỗ trợ nộp thầu trực tuyến trên hệ thống VNEP và nộp trực tiếp, giảm rủi ro sai định dạng, lỗi upload, lỗi ký số.

Nhờ đó, nhà thầu có thể tập trung tối đa vào năng lực thi công và quản lý dự án, còn phần hồ sơ dự thầu để CICON phụ trách.

Kết luận

5 lỗi sai tưởng như nhỏ trong hồ sơ dự thầu thực chất có thể khiến nhà thầu mất trắng cơ hội trúng thầu, tốn kém thời gian, chi phí và ảnh hưởng uy tín với chủ đầu tư. Bằng cách chuẩn hóa quy trình lập HSDT, sử dụng checklist kiểm tra chi tiết và hợp tác với đơn vị chuyên trách như Phòng Đấu Thầu Thuê Ngoài CICON, doanh nghiệp hoàn toàn có thể hạn chế tối đa những rủi ro này.

Nếu bạn muốn được tư vấn cụ thể cho từng gói thầu, hãy liên hệ CICON để được hỗ trợ:

Gọi tư vấn: 0288.889.9789
Email: info@cicon.vn
Website: www.cicon.com

CICON – Xây Chuyên Nghiệp, Dựng Niềm Tin.