5 Sai Lầm Khi Nộp Hồ Sơ Dự Thầu & Cách Tránh
Hồ sơ dự thầu là yếu tố quyết định việc nhà thầu có được lựa chọn hay không. Tuy nhiên, trong quá trình tư vấn và đánh giá thầu, CICON nhận thấy rất nhiều nhà thầu – kể cả đơn vị có kinh nghiệm – vẫn mắc những sai lầm cơ bản, dẫn đến bị loại ngay từ vòng hồ sơ. Vậy đâu là 5 lỗi phổ biến nhất khi nộp hồ sơ dự thầu, và làm sao để tránh?
-
Sai sót trong biểu mẫu & thông tin pháp lý
Lỗi phổ biến:
- Ghi sai tên gói thầu, chủ đầu tư.
- Thông tin pháp nhân, con dấu, chữ ký không đồng nhất giữa các trang.
- Không cập nhật giấy phép kinh doanh mới hoặc chứng chỉ hành nghề.
Cách tránh:
- Sử dụng biểu mẫu chuẩn từ HSMT (Hồ sơ mời thầu).
- Kiểm tra kỹ các thông tin pháp lý, đối chiếu với hồ sơ năng lực.
- Nhờ bộ phận pháp lý hoặc đơn vị tư vấn như CICON rà soát trước khi nộp.
2. Thiếu hoặc nộp sai tài liệu bắt buộc
Lỗi phổ biến:
- Thiếu thư bảo lãnh dự thầu.
- Không nộp giấy ủy quyền khi người ký không phải đại diện pháp luật.
- Quên đính kèm bảng kê năng lực, thiết bị, nhân sự theo mẫu.
Cách tránh:
- Lập checklist hồ sơ theo HSMT.
- Đối chiếu từng tài liệu với danh mục yêu cầu.
- CICON khuyến nghị: Nên có người kiểm tra độc lập bộ hồ sơ sau khi hoàn tất.
3. Chào giá không rõ ràng hoặc sai đơn vị tính
Lỗi phổ biến:
- Chào giá thiếu hạng mục, sai công thức tính tổng.
- Ghi sai đơn vị đo lường (m2, md, bộ…).
- Không điền rõ ràng thời gian hiệu lực báo giá.
Cách tránh:
- Dùng mẫu dự thầu có công thức tự tính, hạn chế lỗi thủ công.
- Luôn có người kiểm tra chéo phần giá và khối lượng.
- Nếu sử dụng phần mềm lập dự toán, đảm bảo cập nhật cơ sở dữ liệu giá mới nhất.
4. Nộp muộn hoặc sai quy cách niêm phong
Lỗi phổ biến:
- Gửi hồ sơ trễ thời hạn (dù chỉ 1 phút cũng bị loại).
- Hồ sơ không niêm phong đúng quy cách: thiếu chữ ký, không ghi rõ tên gói thầu ngoài bì.
Cách tránh:
- Đặt lịch nộp hồ sơ trước hạn ít nhất 1 ngày.
- In ấn và chuẩn bị bì hồ sơ theo đúng hướng dẫn trong HSMT.
- Với hồ sơ điện tử, đảm bảo đúng cấu trúc file và thời gian upload.
5. Không chứng minh đủ năng lực theo yêu cầu của HSMT
Lỗi phổ biến:
- Kê khai công trình tương tự nhưng không đủ giá trị hoặc quy mô, thiếu các tài liệu yêu cầu chứng minh năng lực đính kèm của HSMT
- Nhân sự chủ chốt kê khai không có hồ sơ, tài liệu chứng minh đính kèm.
- Không cung cấp bằng chứng tài chính, hợp đồng tương tự.
Cách tránh:
- Đọc kỹ phần tiêu chí đánh giá hồ sơ.
- CICON gợi ý: Lập bảng đối chiếu giữa yêu cầu và nội dung hồ sơ để đảm bảo “đáp ứng 100%”.
Giải pháp của CICON – Tránh sai lầm, tăng cơ hội trúng thầu
Là đơn vị chuyên tư vấn đấu thầu và lập hồ sơ dự thầu, CICON giúp các nhà thầu:
- Rà soát và hoàn thiện bộ hồ sơ dự thầu đúng quy chuẩn.
- Lập, sắp xếp hồ sơ pháp lý, năng lực kinh nghiệm, kỹ thuật, tài chính một cách chuyên nghiệp.
- Tư vấn điều chỉnh hồ sơ để đáp ứng tối đa tiêu chí chấm thầu.
- Hỗ trợ gửi, nộp hồ sơ đúng thời hạn và đúng quy trình.
Kết luận
Dự thầu là bước quan trọng trong hành trình phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào trong lĩnh vực xây lắp, hàng hóa, tư vấn, phi tư vấn….. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong hồ sơ cũng đủ khiến bạn đánh mất cơ hội lớn. Vì thế, việc nắm vững các lỗi thường gặp và chủ động khắc phục là điều kiện tiên quyết để tăng tỷ lệ trúng thầu.
Liên hệ với CICON ngay hôm nay để được tư vấn chuyên sâu, hỗ trợ lập hồ sơ dự thầu bài bản, tránh rủi ro – nắm chắc cơ hội!