Các lỗi thường gặp khi nộp hồ sơ dự thầu online và cách phòng tránh
Việc nộp hồ sơ dự thầu qua mạng (E-HSDT) giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và dễ dàng tiếp cận nhiều gói thầu. Tuy nhiên, nếu không nắm rõ quy trình, rất dễ mắc những lỗi cơ bản khiến hồ sơ bị loại ngay từ vòng đầu. Trong bài viết này, hãy cùng CICON điểm qua các lỗi thường gặp khi nộp hồ sơ dự thầu online và cách phòng tránh hiệu quả.
1. Hồ sơ thiếu tài liệu bắt buộc
Lỗi thường gặp:
- Không đính kèm hoặc sơ xuất bỏ xót các tài liệu cần thiết liên quan đến yêu cầu về các biểu mẫu, các tài liệu bắt buộc theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu qua mạng (E-HSMT) dẫn đến hồ sơ bị loại bỏ mặc dù nhà thầu có đủ năng lực thực hiện gói thầu.
- Thiếu các tài liệu chứng minh về Năng lực kinh nghiệm như: Giấy phép đăng ký kinh doanh và các tài liệu liên quan đến doanh nghiệp, hợp đồng tương tự, thuế, báo cáo tài chính, tài liệu về nhân sự, máy móc thiết bị, … Điều này làm giảm tính chuyên nghiệp của nhà thầu tham gia, gây mất thời gian của các bên, ảnh hưởng đến thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu trong quyết định phê duyệt kế hoạch đã ban hành.
Cách phòng tránh:
- Lập danh sách các tài liệu cần chuẩn bị theo HSMT
- Sắp xếp các tài liệu đó trong folder theo một cách có thứ tự, rõ ràng
- Soát lại toàn bộ hồ sơ trước khi ký số và nộp
- Sử dụng dịch vụ hỗ trợ từ các đơn vị chuyên nghiệp như CICON để được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi
2. Sai định dạng file hoặc dung lượng vượt quá giới hạn
Lỗi thường gặp:
- File không đúng định dạng yêu cầu (PDF, Word, Excel)
- Tệp đính kèm có dung lượng vượt mức quy định của hệ thống mạng đấu thầu quốc gia
Cách phòng tránh:
- Kiểm tra kỹ định dạng file theo hướng dẫn tại Điều 5, Thông tư số 22/2024/TT-BKHĐT ngày 17/11/2024.
- Nén file đúng cách hoặc chia nhỏ tệp nếu cần
- Ưu tiên sử dụng phần mềm tạo PDF chuyên dụng để đảm bảo tính toàn vẹn file
3. Lỗi ký số và chứng thư số
Lỗi thường gặp:
- Chứng thư số hết hạn
- Đăng kí thông tin chứng thư số không hợp lệ
- Gặp vấn đề trục trặc về lỗi kỹ thuật trong quá trình ký số.
Cách phòng tránh:
- Kiểm tra hiệu lực chữ ký số định kỳ
- Ký đầy đủ vào các biểu mẫu bắt buộc
- Sắp xếp, nộp thầu sớm nhất có thể để kịp xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến chứng thư số
4. Nộp hồ sơ cận giờ đóng thầu
Lỗi thường gặp:
- Nộp hồ sơ quá sát giờ khiến gặp lỗi mạng, lỗi hệ thống
- Không còn thời gian sửa lỗi khi phát sinh sự cố
Cách phòng tránh:
- Hoàn thiện hồ sơ sớm nhất có thể, tối thiểu 1 ngày trước thời điểm đóng thầu
- Chủ động cập nhật thông báo gia hạn của Bên mời thầu(nếu có)
5. Không làm rõ hồ sơ khi có yêu cầu
Lỗi thường gặp:
- Không theo dõi, phản hồi kịp thời khi bên mời thầu yêu cầu làm rõ
- Gửi tài liệu làm rõ không đúng nội dung được yêu cầu
Cách phòng tránh:
- Theo dõi sát quá trình xét thầu, phản hồi nhanh khi có yêu cầu từ bên mời thầu
- Ghi chú lại những mục cần lưu ý ngay từ khi lập hồ sơ
- CICON có thể hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo văn bản làm rõ đúng chuẩn
6. Không kiểm tra kỹ thông tin doanh nghiệp
Lỗi thường gặp:
- Sai mã số thuế, tên doanh nghiệp, địa chỉ hoặc thông tin liên hệ
- Không cập nhật năng lực hoặc giấy tờ trên hệ thống ĐKDT (đăng ký đấu thầu)
Cách phòng tránh:
- Đăng nhập vào Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia để kiểm tra và cập nhật thông tin định kỳ
- Đảm bảo đồng bộ giữa hồ sơ dự thầu và thông tin đã đăng ký
Đừng để những lỗi nhỏ đánh mất cơ hội lớn!
Chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể khiến doanh nghiệp mất cơ hội trúng thầu, ảnh hưởng đến uy tín và kế hoạch kinh doanh. Nếu bạn chưa tự tin trong việc lập và nộp hồ sơ, đừng ngần ngại tìm đến dịch vụ hỗ trợ đấu thầu qua mạng của CICON.
CICON giúp bạn:
- Soát lỗi hồ sơ kỹ lưỡng
- Hướng dẫn ký số và nộp, tạo hồ sơ năng lực đúng chuẩn
- Tư vấn đầy đủ các bước tham gia đấu thầu
- Đồng hành xuyên suốt quá trình từ tìm kiếm gói thầu đến khi ký hợp đồng
Đấu thầu qua mạng là cơ hội mở rộng thị trường hiệu quả nhưng cũng đòi hỏi sự chính xác cao. Hiểu và phòng tránh các lỗi thường gặp khi nộp hồ sơ dự thầu online sẽ giúp doanh nghiệp tự tin hơn và nâng cao tỷ lệ trúng thầu. Để an tâm hơn trong mọi quy trình, hãy để CICON đồng hành cùng bạn.