• info@cicon.vn
  • 02.8888.99.789

Hướng dẫn cách up hồ sơ đấu thầu qua mạng chi tiết mới nhất

Hướng dẫn cách up hồ sơ đấu thầu qua mạng chi tiết mới nhất

 Tham dự thầu qua mạng thời gian gần đây đang được đẩy mạnh thực hiện qua mạng và cũng là lộ trình tất yếu bắt buộc đấu thầu qua mạng (đấu thầu online) 100% đến năm 2025. Bài viết hôm nay Cicon sẽ hướng dẫn các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu qua mạng nhanh nhất, mới nhất, hãy cùng đón xem bài viết!

1. Giới thiệu về đấu thầu qua mạng

1.1. Tổng quan về đấu thầu qua mạng

Đấu thầu qua mạng là hình thức đấu thầu hiện đại, sử dụng các nền tảng công nghệ thông tin để thực hiện toàn bộ quá trình đấu thầu, từ việc công bố gói thầu, nộp hồ sơ dự thầu, đến thông báo kết quả. Hình thức này được triển khai nhằm tăng tính minh bạch, công bằng và hiệu quả trong hoạt động đấu thầu, đồng thời giảm thiểu chi phí và thời gian cho các bên tham gia.

1.2. Lợi ích của việc đấu thầu qua mạng

Đấu thầu qua mạng mang lại nhiều lợi ích vượt trội, bao gồm:

  • Tăng tính minh bạch: Tất cả các bước của quá trình đấu thầu được thực hiện công khai và có thể kiểm tra trực tuyến.
  • Tiết kiệm thời gian và chi phí: Bên dự thầu không cần phải in ấn hoặc vận chuyển hồ sơ giấy.
  • Tiếp cận thông tin dễ dàng: Các doanh nghiệp có thể tìm kiếm gói thầu phù hợp một cách nhanh chóng thông qua hệ thống đấu thầu trực tuyến.
  • Nâng cao hiệu quả cạnh tranh: Nhiều nhà thầu có cơ hội tham gia, tăng tính cạnh tranh trong đấu thầu.

1.3. Các quy định pháp luật liên quan

Hệ thống đấu thầu qua mạng tại Việt Nam tuân thủ các quy định pháp luật, trong đó nổi bật là:

  • Luật Đấu thầu 2013: Quy định chi tiết các hoạt động đấu thầu.
  • Nghị định 63/2014/NĐ-CP: Hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu, bao gồm quy trình đấu thầu qua mạng.
  • Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT: Quy định cụ thể về quy trình, cách thức, và các tiêu chuẩn kỹ thuật của đấu thầu qua mạng.

Ngoài ra, các doanh nghiệp cần tuân thủ hướng dẫn từ Hệ thống Mạng đấu thầu Quốc gia (Hệ thống e-GP) để đảm bảo hồ sơ nộp đúng quy định và hiệu quả.

2. Chuẩn bị trước khi up hồ sơ đấu thầu

2.1. Điều kiện cần thiết để tham gia đấu thầu qua mạng

Để tham gia đấu thầu qua mạng, các doanh nghiệp và tổ chức cần đảm bảo các điều kiện sau:

  • Đăng ký và kích hoạt tài khoản trên Hệ thống Đấu thầu Quốc gia (e-GP): Đây là bước bắt buộc để có thể tham gia tìm kiếm và nộp hồ sơ đấu thầu.
  • Chữ ký số hợp lệ: Để xác thực tính pháp lý và thực hiện ký điện tử trên hệ thống.
  • Thiết bị và kết nối mạng ổn định: Một máy tính hoặc thiết bị điện tử có kết nối internet để truy cập hệ thống và nộp hồ sơ trực tuyến.
  • Nắm rõ yêu cầu của gói thầu: Bao gồm thông tin chi tiết về điều kiện tham dự, thời hạn nộp hồ sơ, và các tiêu chí kỹ thuật cần đáp ứng.

2.2. Hướng dẫn tạo và đăng ký tài khoản trên Hệ thống Đấu thầu Quốc gia

Truy cập website:

đấu thầu quốc gia

Đăng ký tài khoản:

  • Chọn loại tài khoản phù hợp (doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân).
  • Điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu, bao gồm mã số thuế, thông tin doanh nghiệp và người đại diện.

Kích hoạt tài khoản:

  • Sau khi đăng ký, bạn sẽ nhận được email xác nhận từ hệ thống. Làm theo hướng dẫn để kích hoạt tài khoản.

2.3. Cách đăng nhập và xác thực tài khoản

Đăng nhập vào hệ thống:

  • Sử dụng tên đăng nhập và mật khẩu đã đăng ký.
  • Kết nối chữ ký số để hoàn tất bước xác thực.

Kiểm tra thông tin tài khoản:

  • Đảm bảo các thông tin doanh nghiệp đã được cập nhật đầy đủ và chính xác.
  • Thực hiện xác thực chữ ký số nếu hệ thống yêu cầu.

2.4. Chuẩn bị các tài liệu cần thiết

Trước khi up hồ sơ đấu thầu, bạn cần chuẩn bị các tài liệu dưới định dạng phù hợp (thường là PDF, DOCX, hoặc ZIP), bao gồm:

  • Hồ sơ năng lực doanh nghiệp: Giới thiệu về doanh nghiệp, năng lực kỹ thuật, kinh nghiệm thực hiện các dự án tương tự.
  • Các tài liệu pháp lý: Giấy phép kinh doanh, chứng chỉ hành nghề, biên bản xác nhận chữ ký số, v.v.
  • Đề xuất kỹ thuật: Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật của gói thầu.
  • Đề xuất tài chính: Báo giá và các điều kiện thanh toán (nếu yêu cầu).

đấu thầu

2.5. Kiểm tra thiết bị và hệ thống

  • Cấu hình thiết bị: Đảm bảo máy tính hoạt động tốt, không bị lỗi phần cứng hoặc phần mềm.
  • Kiểm tra kết nối mạng: Đảm bảo tốc độ internet ổn định để tránh gián đoạn khi nộp hồ sơ.
  • Kiểm tra chữ ký số: Đảm bảo chữ ký số hoạt động bình thường và đã được tích hợp vào thiết bị.

3. Hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện

3.1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đấu thầu

Trước khi nộp hồ sơ, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của gói thầu.

Tài liệu bắt buộc:

  • Hồ sơ pháp lý: Giấy phép kinh doanh, mã số thuế, chứng nhận đăng ký chữ ký số.
  • Hồ sơ năng lực: Hồ sơ giới thiệu doanh nghiệp, năng lực tài chính, kinh nghiệm thực hiện dự án tương tự.
  • Đề xuất kỹ thuật: Các tài liệu trình bày phương án kỹ thuật chi tiết phù hợp với yêu cầu của gói thầu.
  • Đề xuất tài chính: Báo giá, chi phí chi tiết theo yêu cầu của bên mời thầu.

Kiểm tra định dạng file: Hệ thống thường yêu cầu các tài liệu được nộp dưới dạng PDF hoặc ZIP với dung lượng không vượt quá giới hạn.

3.2. Bước 2: Truy cập hệ thống đấu thầu qua mạng

Đăng nhập tài khoản:

  • Sử dụng thông tin đăng nhập (tên đăng nhập, mật khẩu) và kết nối chữ ký số để truy cập Hệ thống Đấu thầu Quốc gia (https://muasamcong.mpi.gov.vn).

Tìm kiếm gói thầu:

  • Nhập từ khóa, mã số hoặc ngành nghề liên quan để tìm kiếm gói thầu phù hợp.
  • Lưu ý kiểm tra kỹ các thông tin về thời gian, yêu cầu hồ sơ, và tiêu chí lựa chọn.

Đăng ký tham gia gói thầu:

  • Click vào gói thầu cần tham gia, chọn “Đăng ký tham dự” và xác nhận.

3.3. Bước 3: Đăng tải hồ sơ đấu thầu

Chọn gói thầu:

  • Vào mục “Quản lý hồ sơ dự thầu” trên hệ thống và chọn gói thầu đã đăng ký tham gia.

Tải lên tài liệu:

  • Chọn các file hồ sơ đã chuẩn bị và tải lên hệ thống theo danh mục yêu cầu.
  • Đảm bảo mỗi file được đặt tên rõ ràng, dễ nhận biết.

Kiểm tra lại thông tin:

  • Rà soát các tài liệu đã tải lên để tránh thiếu sót hoặc sai sót.

Ký điện tử và nộp hồ sơ:

  • Sử dụng chữ ký số để xác thực hồ sơ.
  • Nhấn “Nộp hồ sơ” và đợi hệ thống xác nhận thành công.

3.4. Bước 4: Nộp lệ phí (nếu có)

Một số gói thầu yêu cầu nộp lệ phí để hoàn tất quá trình tham dự.

Kiểm tra thông tin thanh toán:

  • Xem chi tiết về mức phí và phương thức thanh toán trong mục thông tin gói thầu.

Thực hiện thanh toán:

  • Sử dụng các phương thức thanh toán trực tuyến hoặc chuyển khoản theo hướng dẫn.

Xác nhận giao dịch:

  • Lưu lại biên lai hoặc email xác nhận thanh toán để đối chiếu khi cần.

3.5. Bước 5: Kiểm tra trạng thái hồ sơ

Theo dõi trạng thái hồ sơ:

  • Vào mục “Quản lý hồ sơ” trên hệ thống để kiểm tra trạng thái (đã nộp, đang xử lý, hoặc bị lỗi).

Xử lý lỗi (nếu có):

  • Nếu hệ thống báo lỗi, liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Hệ thống Đấu thầu Quốc gia để được hướng dẫn.

Xác nhận thành công:

  • Khi hồ sơ được xác nhận, bạn sẽ nhận được thông báo qua email hoặc trên hệ thống.

4. Lưu ý quan trọng khi up hồ sơ đấu thầu

4.1. Kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ

Để tránh các lỗi không đáng có, bạn cần đảm bảo:

  • Đúng và đủ tài liệu: Kiểm tra xem tất cả các tài liệu yêu cầu đã được chuẩn bị và tải lên đúng danh mục.
  • Thông tin chính xác: Các thông tin pháp lý (tên công ty, mã số thuế, chữ ký đại diện) cần được ghi đúng như đăng ký trên hệ thống.
  • Định dạng file hợp lệ: Các tài liệu phải tuân thủ đúng định dạng (PDF, DOCX, hoặc ZIP) và kích thước tối đa mà hệ thống cho phép.

4.2. Hạn chế các lỗi thường gặp khi nộp hồ sơ

Một số lỗi phổ biến có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc gặp khó khăn:

  • Lỗi không tương thích chữ ký số: Chữ ký số chưa được cập nhật hoặc cài đặt đúng. Hãy kiểm tra tính hợp lệ trước khi ký điện tử.
  • Hồ sơ thiếu thông tin hoặc tài liệu quan trọng: Một số tài liệu bắt buộc (như giấy phép kinh doanh hoặc bản đề xuất kỹ thuật) bị thiếu sót.
  • Tải lên file không đúng yêu cầu: File quá lớn, sai định dạng, hoặc không thể mở được.
  • Thời gian nộp trễ: Hệ thống sẽ từ chối nếu bạn nộp hồ sơ sau thời gian quy định.

4.3. Quy trình sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ nếu cần

Trước thời hạn nộp hồ sơ:

  • Bạn có thể rút lại hồ sơ đã nộp và nộp lại bản mới trên hệ thống.
  • Vào mục “Quản lý hồ sơ”, chọn “Rút hồ sơ” và tải lại tài liệu sau khi chỉnh sửa.

Sau thời hạn nộp hồ sơ:

  • Không thể chỉnh sửa hoặc bổ sung hồ sơ. Do đó, hãy đảm bảo hồ sơ hoàn chỉnh trước khi nhấn “Nộp”.

Liên hệ hỗ trợ:

  • Nếu gặp lỗi kỹ thuật khi sửa đổi hồ sơ, bạn cần liên hệ ngay với Hỗ trợ Kỹ thuật của Hệ thống Đấu thầu Quốc gia để được xử lý kịp thời.

4.4. Tuân thủ đúng thời hạn và quy định của gói thầu

  • Thời gian nộp hồ sơ: Hồ sơ cần được nộp trước thời điểm kết thúc do bên mời thầu quy định.
  • Quy định bổ sung: Một số gói thầu có thể yêu cầu tài liệu hoặc thông tin đặc thù, cần đọc kỹ thông báo mời thầu để tuân thủ đúng.
  • Xác nhận nộp thành công: Chỉ khi nhận được thông báo xác nhận từ hệ thống, hồ sơ của bạn mới được coi là hợp lệ.

4.5. Lưu ý về tính bảo mật của hồ sơ

  • Sử dụng mạng an toàn: Tránh sử dụng mạng công cộng để nộp hồ sơ, đảm bảo thông tin không bị lộ.
  • Mã hóa tài liệu nhạy cảm: Các tài liệu quan trọng (đề xuất tài chính, hồ sơ kỹ thuật) nên được mã hóa nếu hệ thống hỗ trợ.
  • Kiểm tra lịch sử hoạt động: Theo dõi các hoạt động trên tài khoản để phát hiện bất kỳ sự can thiệp trái phép nào.

5. Kiểm tra và theo dõi hồ sơ đã nộp

5.1. Cách kiểm tra trạng thái hồ sơ

Sau khi nộp hồ sơ, bạn cần thường xuyên kiểm tra trạng thái để đảm bảo hồ sơ được hệ thống và bên mời thầu xử lý đúng cách.

Đăng nhập vào hệ thống đấu thầu:

  • Sử dụng tài khoản và mật khẩu đã đăng ký trên Hệ thống Đấu thầu Quốc gia.

Truy cập mục “Quản lý hồ sơ”:

  • Chọn gói thầu bạn đã tham gia.
  • Kiểm tra trạng thái hồ sơ, bao gồm:
    • Đã nộp thành công: Hệ thống xác nhận hồ sơ đã được gửi đến bên mời thầu.
    • Đang xử lý: Bên mời thầu đang kiểm tra hồ sơ của bạn.
    • Cần bổ sung: Hệ thống hoặc bên mời thầu yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung tài liệu.
    • Từ chối: Hồ sơ không đáp ứng yêu cầu và bị loại.

5.2. Xử lý lỗi hoặc vấn đề liên quan đến hồ sơ

Nếu hồ sơ của bạn gặp sự cố hoặc cần chỉnh sửa:

  • Lỗi do hệ thống:
    • Liên hệ ngay với Hỗ trợ Kỹ thuật qua số hotline hoặc email được cung cấp trên hệ thống.
    • Cung cấp thông tin chi tiết về lỗi (ảnh chụp màn hình, mã gói thầu, thời gian thực hiện).
  • Yêu cầu bổ sung từ bên mời thầu:
    • Xem kỹ lý do từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.
    • Chuẩn bị các tài liệu cần thiết và thực hiện nộp lại trước thời hạn quy định.
  • Lỗi khi nộp hồ sơ:
    • Nếu phát hiện lỗi trong hồ sơ đã nộp (trước thời hạn), thực hiện rút lại hồ sơ và nộp lại bản hoàn chỉnh.

5.3. Theo dõi tiến độ của gói thầu

Sau khi hồ sơ được nộp thành công, bạn nên theo dõi tiến độ gói thầu để cập nhật các bước tiếp theo:

Cập nhật thông báo từ bên mời thầu:

  • Hệ thống sẽ gửi thông báo qua email hoặc trong tài khoản của bạn về các thông tin như:
    • Thời gian mở thầu.
    • Kết quả đánh giá sơ bộ.
    • Thông báo mời thương thảo (nếu vượt qua vòng sơ tuyển).

Tham gia phiên mở thầu:

  • Một số gói thầu có thể yêu cầu nhà thầu tham gia trực tiếp phiên mở thầu trực tuyến để xác nhận các nội dung liên quan.

5.4. Liên hệ với bên mời thầu khi cần hỗ trợ

Nếu bạn gặp vấn đề hoặc cần làm rõ thông tin về gói thầu, hãy liên hệ trực tiếp với bên mời thầu:

  • Thông tin liên hệ: Được cung cấp trong phần chi tiết của gói thầu trên hệ thống.
  • Câu hỏi thường gặp: Hỏi rõ về tiêu chí đánh giá, thời gian công bố kết quả, hoặc các yêu cầu cụ thể.
  • Tài liệu minh chứng: Nếu cần bổ sung hoặc làm rõ, hãy chuẩn bị tài liệu và cung cấp kịp thời theo yêu cầu của bên mời thầu.

5.5. Xác nhận kết quả đấu thầu

Khi gói thầu được hoàn tất, hệ thống sẽ thông báo kết quả:

  • Kết quả trúng thầu:
    • Nếu trúng thầu, bạn sẽ nhận được thư mời ký hợp đồng và các hướng dẫn tiếp theo.
  • Không trúng thầu:
    • Hệ thống cũng thông báo lý do không trúng thầu để bạn rút kinh nghiệm cho các lần sau.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

6.1. Hồ sơ đấu thầu qua mạng gồm những tài liệu nào?

Hồ sơ đấu thầu thường bao gồm:

  • Hồ sơ pháp lý: Giấy phép kinh doanh, mã số thuế, thông tin về chữ ký số.
  • Hồ sơ năng lực: Bảng giới thiệu năng lực công ty, báo cáo tài chính, danh sách dự án đã thực hiện.
  • Đề xuất kỹ thuật: Phương án thực hiện chi tiết theo yêu cầu gói thầu.
  • Đề xuất tài chính: Báo giá và các tài liệu liên quan đến chi phí.

6.2. Tại sao hồ sơ đã nộp nhưng không nhận được xác nhận từ hệ thống?

Có một số lý do phổ biến:

  • Hồ sơ chưa được ký điện tử hoặc chữ ký số không hợp lệ.
  • Lỗi mạng trong quá trình nộp hồ sơ khiến tài liệu chưa được tải lên đầy đủ.
  • Hồ sơ được nộp sau thời hạn quy định, hệ thống tự động từ chối.

👉 Cách khắc phục: Kiểm tra lại trạng thái hồ sơ trong mục “Quản lý hồ sơ”. Nếu cần, liên hệ hỗ trợ kỹ thuật để được hướng dẫn.

6.3. Có thể chỉnh sửa hồ sơ sau khi đã nộp không?

  • Trước thời hạn nộp: Có thể rút lại hồ sơ đã nộp và nộp lại bản mới.
  • Sau thời hạn nộp: Không thể chỉnh sửa, do đó cần kiểm tra kỹ trước khi nhấn “Nộp”.

6.4. Làm thế nào để xử lý lỗi liên quan đến chữ ký số?

  • Kiểm tra xem chữ ký số còn hiệu lực không.
  • Cài đặt đúng driver chữ ký số theo hướng dẫn từ nhà cung cấp.
  • Liên hệ bộ phận kỹ thuật của Hệ thống Đấu thầu Quốc gia nếu lỗi vẫn xảy ra.

6.5. Nên làm gì nếu hồ sơ bị từ chối?

  • Xem lý do từ chối: Hệ thống hoặc bên mời thầu sẽ cung cấp chi tiết lý do.
  • Sửa đổi và bổ sung: Chuẩn bị lại tài liệu theo yêu cầu và nộp lại (nếu còn thời hạn).
  • Tìm hiểu kinh nghiệm: Dựa trên phản hồi để cải thiện hồ sơ cho lần tham gia tiếp theo.

6.6. Làm thế nào để đảm bảo nộp hồ sơ đúng hạn?

  • Chuẩn bị hồ sơ sớm, không chờ đến sát hạn.
  • Tải tài liệu lên hệ thống trước ít nhất 24 giờ để dự phòng sự cố.
  • Sử dụng công cụ nhắc lịch để không bỏ lỡ thời hạn.

6.7. Hệ thống có hỗ trợ thanh toán lệ phí trực tuyến không?

  • Có. Một số gói thầu yêu cầu thanh toán lệ phí qua hệ thống. Bạn có thể thực hiện bằng thẻ ngân hàng hoặc chuyển khoản.
  • Đảm bảo giữ biên lai hoặc email xác nhận thanh toán làm bằng chứng.

6.8. Có thể khiếu nại nếu không trúng thầu không?

  • Bạn có quyền khiếu nại nếu thấy kết quả đánh giá không minh bạch hoặc không đúng quy định.
  • Liên hệ trực tiếp bên mời thầu hoặc sử dụng mục hỗ trợ khiếu nại trên Hệ thống Đấu thầu Quốc gia.

6.9. Nhà thầu nước ngoài có thể tham gia đấu thầu qua mạng không?

  • Có. Tuy nhiên, nhà thầu nước ngoài cần đảm bảo các tài liệu pháp lý được dịch sang tiếng Việt (nếu yêu cầu) và tuân thủ đúng quy định của pháp luật Việt Nam.

6.10. Tôi cần làm gì nếu quên mật khẩu tài khoản đấu thầu?

  • Sử dụng tính năng “Quên mật khẩu” trên trang đăng nhập của hệ thống.
  • Cung cấp thông tin tài khoản đăng ký và làm theo hướng dẫn để khôi phục.

7. Dịch vụ tư vấn đấu thầu qua mạng chất lượng tại Cicon

Cicon là công ty tư vấn đấu thầu qua mạng uy tín, chuyên cung cấp các dịch vụ hỗ trợ toàn diện từ xây dựng hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu minh bạch đến lựa chọn nhà thầu chất lượng. Cicon cam kết giúp khách hàng tuân thủ quy trình đấu thầu qua mạng hiệu quả, tiết kiệm chi phí và đạt kết quả tối ưu.

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, CICON cam kết mang đến sự tư vấn chất lượng, đáp ứng nhu cầu và mục tiêu của khách hàng trong môi trường đấu thầu ngày càng cạnh tranh.

Quy trình dịch vụ Tư Vấn Đấu Thầu của CICON được thiết kế để đáp ứng nhu cầu và mục tiêu của khách hàng một cách tối ưu.

Bước đầu tiên, chúng tôi tiến hành phân tích yêu cầu và nắm vững thông tin về dự án để hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng.

Tiếp theo, CICON thực hiện quá trình tư vấn và lập kế hoạch chi tiết, bao gồm xây dựng hồ sơ dự thầu, đánh giá nhà thầu, và xác định chiến lược đấu thầu phù hợp.

Sau đó, chúng tôi hỗ trợ khách hàng trong quá trình triển khai đấu thầu, bao gồm việc xây dựng hợp đồng và thực hiện quản lý hợp đồng.

Cuối cùng, CICON thực hiện công tác kiểm tra và đánh giá hiệu quả dự án sau đấu thầu.

Quy trình này đảm bảo rằng khách hàng của CICON nhận được sự hỗ trợ toàn diện và chuyên nghiệp trong quá trình đấu thầu, giúp họ đạt được thành công và tối ưu hóa kết quả của dự án.

Hãy liên hệ Cicon để chúng tôi tư vấn và hướng dẫn bạn chi tiết:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CICON

Địa chỉ: B50 Lê Thị Riêng, P. Thới An, Q.12, HCMC.

SDT: 02.8888.99.789- 0989 407 621 

Email: info@cicon.vn

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *