Những Trường Hợp Bị Loại Hồ Sơ Thầu Phổ Biến Và Cách Khắc Phục
Trong quá trình tham gia đấu thầu, việc bị loại hồ sơ là điều không mong muốn nhưng lại xảy ra khá thường xuyên, kể cả với các nhà thầu có kinh nghiệm. Vậy những lỗi nào khiến hồ sơ thầu bị loại phổ biến nhất? Làm sao để khắc phục và tăng tỷ lệ trúng thầu? Cùng CICON.vn phân tích chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Hồ Sơ Không Đáp Ứng Yêu Cầu về tính hợp lệ của HSMT
Lý do bị loại:
- Thiếu giấy tờ pháp lý như giấy phép kinh doanh, chứng chỉ năng lực, các giấy chứng nhận….
- Không có cam kết bảo lãnh dự thầu đúng theo biểu mẫu quy định.
- Thiếu dấu, chữ ký đại diện hợp pháp đối với những chứng từ cần thiết
Cách khắc phục:
- Lập danh mục kiểm tra hồ sơ (Checklist) đối chiếu với HSMT.
- Cập nhật hồ sơ năng lực và giấy tờ pháp lý mới nhất.
- Duyệt hồ sơ kỹ lưỡng trước khi nộp, có người chịu trách nhiệm xác nhận cuối cùng.
2. Không Đáp Ứng Năng Lực, Kinh Nghiệm Theo Yêu Cầu
Lý do bị loại:
- Không chứng minh hoặc có chứng minh các hợp đồng tương tự nhưng không đáp ứng yêu cầu của E-HSMT.
- Nhân sự chủ chốt không đáp ứng yêu cầu về chuyên môn hoặc số năm kinh nghiệm, không chứng minh được bằng tài liệu, bằng cấp, hoặc sử dụng các tài liệu thiếu minh bạch.
- Thiếu thiết bị, máy móc phù hợp, không chứng minh được bằng tài liệu chứng minh theo yêu cầu của E-HSMT.
Cách khắc phục:
- Chuẩn bị hồ sơ năng lực công ty, nhân sự đầy đủ, có minh chứng rõ ràng.
- Tuyển chọn hoặc liên danh với đơn vị có đủ năng lực, kinh nghiệm.
- Đầu tư trang thiết bị hoặc thuê/mua chứng minh khả năng thực hiện gói thầu.
3. Sơ Suất Kỹ Thuật Trong Hồ Sơ
Lý do bị loại:
- Không đính kèm Hồ sơ kỹ thuật trong lúc tham dự thầu
- Nộp nhầm hồ sơ bản nháp.
- Thông tin trong hồ sơ, Bảng tiến độ, biện pháp thi công không logic, không phù hợp hoặc sao chép từ hồ sơ khác.
- Thiếu mô tả rõ ràng về giải pháp kỹ thuật.
- Trình bày thiếu các một trong các tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu về kỹ thuật của gói thầu.
Cách khắc phục:
- Soạn thảo hồ sơ kỹ thuật riêng biệt cho từng gói thầu.
- Có bộ phận kỹ thuật rà soát độc lập.
- Ứng dụng phần mềm hỗ trợ quản lý và soạn thảo hồ sơ thầu như CICON để tránh sai sót.
4. Nộp Hồ Sơ Trễ Hạn Hoặc Sai Quy Cách
Lý do bị loại:
- Nộp hồ sơ sau thời hạn.
- Không niêm phong đúng quy định.
- Hồ sơ không đúng định dạng yêu cầu.
Cách khắc phục:
- Theo dõi sát sao thời hạn nộp hồ sơ.
- Chuẩn bị hồ sơ trước ít nhất 3-5 ngày để xử lý sự cố phát sinh.
- In ấn và đóng gói hồ sơ đúng chuẩn theo hướng dẫn của bên mời thầu.
Kết Luận
Việc bị loại hồ sơ thầu không chỉ gây tổn thất về chi phí mà còn mất thời gian, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Để giảm thiểu rủi ro và tối ưu hiệu quả đấu thầu, nhà thầu cần nâng cao kỹ năng lập hồ sơ, kiểm soát chất lượng và tận dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý hồ sơ thầu CICON.vn.
? CICON – Giải pháp toàn diện giúp bạn tối ưu quy trình lập hồ sơ, đảm bảo chính xác, chuyên nghiệp và đúng hạn.